О каком учёте сырья эта статья
Если искать, как вести учёт сырья на производстве, почти вся выдача про бухгалтерию: счета, проводки, накладные-требования, лимитно-заборные карты. Это нужно, и бухгалтер без этого не закроет месяц. Но владельцу небольшого цеха важен другой вопрос: хватит ли завтра масла, муки и упаковки на план выпуска и что заказать сегодня, чтобы смена не встала.
Эта статья про операционный учёт: как сырьё приходит на склад, как уходит в производство и как система подсказывает закупку. Она для кондитерских цехов, пекарен, производителей полуфабрикатов и поставщиков HoReCa, где сырья десятки позиций, а план меняется каждый день.
Как было: масло закончилось на третьей партии
Остатки ведут в таблице. Кладовщик или технолог обновляет её, когда вспомнит: после приёмки, в пятницу вечером или перед инвентаризацией. Расход списывают по плану, а не по факту, поэтому переделки, брак и пробные партии новой позиции в таблицу не попадают.
Закупщик смотрит в ту же таблицу и заказывает «на глаз»: по привычке, по звонку менеджера поставщика или после того, как технолог крикнул из цеха. Сырьё, которое заканчивается быстро, всегда приходится докупать срочно и дороже. Сырьё, которое расходуется медленно, наоборот, заказывают с запасом, и оно лежит на полке, пока не подходит срок годности.
Владелец видит последствия, но не причину: заказ кофейне сорвался, а деньги заморожены в коробках, которые никто не открывал месяц.
Таблица остатков, которую обновляют раз в неделю, показывает не склад, а прошлую пятницу.
Условный пример: откуда в таблице лишние 12 килограммов
Условные цифры, не из кейсов, только чтобы показать механику. В понедельник в таблице остатков 40 кг сливочного масла.
- На завтра в плане три партии круассанов по 8 кг масла и две партии печенья по 5 кг: 3 × 8 + 2 × 5 = 24 + 10 = 34 кг.
- По таблице хватает с запасом: 40 − 34 = 6 кг. Масло не заказывают.
- На прошлой неделе одну партию круассанов переделывали, это ещё 8 кг. Плюс 4 кг ушли на пробную партию новой позиции. В таблицу не записали ни то, ни другое.
- Реально на складе 40 − 8 − 4 = 28 кг. Под план нужно 34, значит, не хватает 34 − 28 = 6 кг.
Смена идёт по порядку: две партии круассанов забирают 16 кг, остаётся 12. Две партии печенья забирают 10, остаётся 2. Третьей партии круассанов нужно 8 кг, а на складе 2. Нехватка обнаруживается не вечером накануне, когда ещё можно заказать, а посреди смены. Никто не воровал и никто не ленился: просто 12 кг расхода прошли мимо таблицы.
Почему таблица остатков врёт
Расход списывают по плану, а не по партиям
Если списание делается одной строкой в конце дня или недели «по плану», всё, что произошло сверх плана, исчезает: переделки, брак, пробы, лишний замес, сырьё, отданное на соседний участок.
Приход живёт отдельно от склада
Накладная от поставщика лежит у бухгалтера или в фото в Telegram, а в таблицу остатков её вносят позже, если вносят вообще. Пока это не сделано, закупщик может заказать то, что уже приехало.
Закупщик не видит план выпуска
Остатки сами по себе ничего не говорят. 30 кг муки может быть много или катастрофически мало, смотря что цех печёт завтра и послезавтра. Если план выпуска живёт в тетради технолога, закупка всегда отстаёт на шаг.
Нет минимального остатка
Никто не договорился, ниже какого уровня по каждой позиции надо заказывать. Поэтому сигналом к закупке служит пустая полка.
Что должна уметь система учёта сырья для пищевого производства
Ниже чек-лист для владельца. С ним удобно смотреть демо любой системы, готовой или сделанной под ваш цех.
1. Приход сырья с телефона
Кладовщик принимает поставку и вносит её прямо на складе: позиция, количество, поставщик, при необходимости партия и срок годности. Можно сфотографировать накладную, чтобы бухгалтер видел тот же документ. Остаток увеличивается сразу, а не в пятницу.
2. Списание по техкартам с каждой партии
Технолог или мастер отмечает, что партия выпущена, и система сама списывает сырьё по техкарте этой позиции. Никаких ручных строк «масло минус 34». Если техкарта изменилась, списание тоже меняется, без правок в десяти таблицах.
3. Брак, переделки и пробы отдельной кнопкой
Всё, что ушло сверх техкарты, вносится как отдельная операция с причиной. Это не про поиск виноватых: так владелец видит, где реально теряется сырьё, и цифра на складе совпадает с полкой.
4. Потребность в сырье под план выпуска
Система берёт план на завтра и ближайшие дни, считает по техкартам, сколько нужно каждого сырья, сравнивает с остатками и показывает разницу. Закупщик получает готовый список «что заказать и сколько», а не догадки.
5. Минимальный остаток и напоминание
Для каждой позиции задан уровень, ниже которого надо заказывать, с учётом того, сколько дней поставщик везёт. Когда остаток опускается до этого уровня, ответственный получает сообщение в Telegram.
6. Инвентаризация и отчёт владельцу
Раз в неделю или в месяц пересчитывают склад, а система показывает расхождения по позициям. Владелец видит, сколько сырья ушло в выпуск, сколько в брак и переделки, где расхождение с инвентаризацией и какие позиции лежат без движения.
Как стало: склад виден до начала смены
Поставка масла пришла, кладовщик внёс её с телефона за минуту. Каждая выпущенная партия круассанов сама списала масло, муку и упаковку по техкарте. Переделка внесена отдельной строкой с причиной. Вечером закупщик открывает потребность под завтрашний план и видит: масла не хватает 6 кг, заказать сегодня, пока поставщик ещё принимает заявки.
Технолог утром начинает смену, зная, что сырьё на план есть. Владелец в конце недели видит не только остатки, но и то, куда ушло сырьё сверх техкарт. Лишняя упаковка на два месяца тоже становится видна: позиция без движения подсвечивается в отчёте, и в следующий раз её не заказывают впрок.
Если у вас статусы заказов и сейчас теряются между цехом и офисом, начните с этой проблемы: мы разбирали её в статье о том, почему офис не видит статусы, которые знает цех. Учёт сырья опирается на те же данные о выпуске.
Кейс: что мы делали для Кунжута
Для пищевого производства Кунжут мы делали систему, где связаны техкарты и рецептуры, учёт производства и закупок сырья, себестоимость по техкартам и B2B-заказы. Логика та же, что в этой статье: выпуск продукции сам списывает сырьё, а закупка опирается на то, что цеху реально предстоит произвести.
Такая система строится вокруг реального процесса цеха, с его позициями, поставщиками и привычками сотрудников, а не вокруг шаблона из коробки. Подробнее о том, как мы собираем системы заказов и учёта для производства и где уместна AI-автоматизация процессов, например для разбора накладных поставщиков, которые приходят фотографией.
Готовая складская программа или система под свой процесс
Готовая складская или учётная программа хорошо подходит, если сырья немного, ассортимент стабильный, а приход и расход вносит один ответственный человек. Её быстро запустить, и для учёта остатков этого часто хватает.
Система под свой процесс нужна, когда:
- сырья десятки позиций, а техкарты меняются вместе с ассортиментом;
- план выпуска собирается из заказов B2B-клиентов и меняется каждый день;
- важно отслеживать партии и сроки годности;
- закупку надо считать от плана, а не от вчерашних остатков;
- приход, выпуск и брак вносят разные люди с телефона, прямо в цеху и на складе.
Часто правильный ответ не «или-или»: бухгалтерский учёт остаётся в привычной программе, а приход, списание по партиям, потребность под план и отчёт владельцу работают в отдельной системе, которая обменивается с ней данными.
С чего начать, не останавливая цех
- Выберите десять позиций сырья, которые чаще всего заканчиваются внезапно или чаще всего лежат без движения.
- Опишите для основной продукции техкарты в граммах на партию, если их ещё нет или они устарели.
- Договоритесь о минимальном остатке по каждой из десяти позиций с учётом сроков поставки.
- Две недели вносите приход и выпуск партиями, а брак и переделки отдельно, хотя бы в общую форму.
- Сравните остатки в учёте с пересчётом склада. Расхождение покажет, где сырьё уходит мимо учёта.
Чего это не сделает
Система не заменит дисциплину на складе: если приход не внесли, остатки будут неверными в любой программе. Без актуальных техкарт списание будет точным лишь наполовину.
С чего начать
Неделю записывайте каждую ситуацию, когда сырьё закончилось внезапно или его пришлось докупать срочно: какая позиция, на какой партии, сколько стояла работа. Так станет видно, с каких позиций начинать учёт.