Про який облік сировини ця стаття
Якщо шукати, як вести облік сировини на виробництві, майже вся видача про бухгалтерію: рахунки, проводки, накладні-вимоги, лімітно-забірні картки. Це потрібно, і без цього бухгалтер не закриє місяць. Але власника невеликого цеху цікавить інше: чи вистачить завтра масла, борошна й пакування на план випуску і що замовити сьогодні, щоб зміна не зупинилася.
Ця стаття про операційний облік: як сировина надходить на склад, як іде у виробництво і як система підказує закупівлю. Вона для кондитерських цехів, пекарень, виробників напівфабрикатів і постачальників HoReCa, де сировини десятки позицій, а план змінюється щодня.
Як було: масло закінчилося на третій партії
Залишки ведуть у таблиці. Комірник чи технолог оновлює її, коли згадає: після приймання, у п’ятницю ввечері або перед інвентаризацією. Витрату списують за планом, а не за фактом, тому переробки, брак і пробні партії нової позиції в таблицю не потрапляють.
Закупівельник дивиться в ту саму таблицю і замовляє «на око»: за звичкою, після дзвінка менеджера постачальника або коли технолог гукнув із цеху. Сировину, яка закінчується швидко, щоразу доводиться докуповувати терміново й дорожче. А ту, що витрачається повільно, навпаки, беруть із запасом, і вона лежить на полиці, доки не підходить термін придатності.
Власник бачить наслідки, але не причину: замовлення кав’ярні зірвалося, а гроші заморожені в коробках, які ніхто не відкривав місяць.
Таблиця залишків, яку оновлюють раз на тиждень, показує не склад, а минулу п’ятницю.
Умовний приклад: звідки в таблиці зайві 12 кілограмів
Умовні цифри, не з кейсів, лише щоб показати механіку. У понеділок у таблиці залишків 40 кг вершкового масла.
- На завтра в плані три партії круасанів по 8 кг масла і дві партії печива по 5 кг: 3 × 8 + 2 × 5 = 24 + 10 = 34 кг.
- За таблицею вистачає із запасом: 40 − 34 = 6 кг. Масло не замовляють.
- Минулого тижня одну партію круасанів переробляли, це ще 8 кг. Плюс 4 кг пішли на пробну партію нової позиції. У таблицю не записали ні те, ні інше.
- Насправді на складі 40 − 8 − 4 = 28 кг. Під план треба 34, отже, бракує 34 − 28 = 6 кг.
Зміна йде по черзі: дві партії круасанів забирають 16 кг, лишається 12. Дві партії печива забирають 10, лишається 2. Третій партії круасанів потрібно 8 кг, а на складі 2. Нестача виявляється не напередодні ввечері, коли ще можна замовити, а посеред зміни. Ніхто не крав і ніхто не лінувався: просто 12 кг витрати пройшли повз таблицю.
Чому таблиця залишків бреше
Витрату списують за планом, а не за партіями
Якщо списання робиться одним рядком наприкінці дня чи тижня «за планом», усе, що сталося понад план, зникає: переробки, брак, проби, зайвий заміс, сировина, яку віддали на сусідню дільницю.
Надходження живе окремо від складу
Накладна від постачальника лежить у бухгалтера або у вигляді фото в Telegram, а в таблицю залишків її вносять пізніше, якщо взагалі вносять. Поки цього не зроблено, закупівельник може замовити те, що вже приїхало.
Закупівельник не бачить плану випуску
Залишки самі по собі нічого не кажуть. 30 кг борошна може бути забагато або катастрофічно мало, залежно від того, що цех пече завтра й післязавтра. Якщо план випуску живе в зошиті технолога, закупівля завжди відстає на крок.
Немає мінімального залишку
Ніхто не домовився, нижче якого рівня кожну позицію треба замовляти. Тож сигналом до закупівлі стає порожня полиця.
Що має вміти система обліку сировини для харчового виробництва
Нижче чек-лист для власника. З ним зручно дивитися демо будь-якої системи, готової чи зробленої під ваш цех.
1. Надходження сировини з телефона
Комірник приймає поставку і вносить її просто на складі: позиція, кількість, постачальник, за потреби партія й термін придатності. Накладну можна сфотографувати, щоб бухгалтер бачив той самий документ. Залишок збільшується одразу, а не в п’ятницю.
2. Списання за техкартами з кожної партії
Технолог чи майстер позначає, що партію випущено, і система сама списує сировину за техкартою цієї позиції. Жодних ручних рядків «масло мінус 34». Якщо техкарта змінилася, змінюється й списання, без правок у десяти таблицях.
3. Брак, переробки й проби окремою кнопкою
Усе, що пішло понад техкарту, вносять окремою операцією з причиною. Це не про пошук винних: так власник бачить, де насправді губиться сировина, а цифра на складі збігається з полицею.
4. Потреба в сировині під план випуску
Система бере план на завтра й найближчі дні, рахує за техкартами, скільки потрібно кожної сировини, порівнює із залишками і показує різницю. Закупівельник отримує готовий список «що замовити і скільки», а не здогадки.
5. Мінімальний залишок і нагадування
Для кожної позиції заданий рівень, нижче якого треба замовляти, з урахуванням того, скільки днів везе постачальник. Коли залишок опускається до цього рівня, відповідальна людина отримує повідомлення в Telegram.
6. Інвентаризація і звіт власнику
Раз на тиждень чи на місяць склад перераховують, а система показує розбіжності за позиціями. Власник бачить, скільки сировини пішло у випуск, скільки в брак і переробки, де розбіжність з інвентаризацією і які позиції лежать без руху.
Як стало: склад видно ще до початку зміни
Прийшла поставка масла, комірник за хвилину вніс її з телефона. Кожна випущена партія круасанів сама списала масло, борошно й пакування за техкартою. Переробку внесли окремим рядком із причиною. Увечері закупівельник відкриває потребу під завтрашній план і бачить: масла бракує 6 кг, замовити треба сьогодні, поки постачальник ще приймає заявки.
Технолог зранку починає зміну, знаючи, що сировина на план є. Власник наприкінці тижня бачить не лише залишки, а й те, куди пішла сировина понад техкарти. Зайве пакування на два місяці теж стає помітним: позиція без руху підсвічується у звіті, і наступного разу її не замовляють про запас.
Якщо у вас і зараз статуси замовлень губляться між цехом та офісом, почніть із цієї проблеми: ми розбирали її в статті про те, чому офіс не бачить статусів, які знає цех. Облік сировини спирається на ті самі дані про випуск.
Кейс: що ми робили для Кунжута
Для харчового виробництва Кунжут ми робили систему, де пов’язані техкарти й рецептури, облік виробництва і закупівель сировини, собівартість за техкартами та B2B-замовлення. Логіка та сама, що й у цій статті: випуск продукції сам списує сировину, а закупівля спирається на те, що цеху справді належить виготовити.
Така система будується навколо реального процесу цеху, з його позиціями, постачальниками і звичками працівників, а не навколо шаблону з коробки. Детальніше про те, як ми збираємо системи замовлень і обліку для виробництва і де доречна AI-автоматизація процесів, наприклад для розбору накладних постачальників, які приходять фотографією.
Готова складська програма чи система під свій процес
Готова складська чи облікова програма добре підходить, якщо сировини небагато, асортимент стабільний, а надходження й витрату вносить одна відповідальна людина. Її швидко запустити, і для обліку залишків цього часто достатньо.
Система під свій процес потрібна, коли:
- сировини десятки позицій, а техкарти змінюються разом з асортиментом;
- план випуску складається із замовлень B2B-клієнтів і змінюється щодня;
- важливо відстежувати партії й терміни придатності;
- закупівлю треба рахувати від плану, а не від учорашніх залишків;
- надходження, випуск і брак вносять різні люди з телефона, просто в цеху й на складі.
Часто правильна відповідь не «або-або»: бухгалтерський облік лишається у звичній програмі, а надходження, списання за партіями, потреба під план і звіт власнику працюють в окремій системі, яка обмінюється з нею даними.
З чого почати, не зупиняючи цех
- Виберіть десять позицій сировини, які найчастіше закінчуються раптово або найдовше лежать без руху.
- Опишіть для основної продукції техкарти в грамах на партію, якщо їх ще немає або вони застаріли.
- Домовтеся про мінімальний залишок для кожної з цих десяти позицій з урахуванням термінів поставки.
- Два тижні вносьте надходження і випуск партіями, а брак і переробки окремо, хоча б у спільну форму.
- Порівняйте залишки в обліку з перерахунком складу. Розбіжність покаже, де сировина йде повз облік.
Чого це не зробить
Система не замінить дисципліни на складі: якщо надходження не внесли, залишки будуть неправильними в будь-якій програмі. Без актуальних техкарт списання буде точним лише наполовину.
З чого почати
Тиждень записуйте кожен випадок, коли сировина закінчилася раптово або її довелося докуповувати терміново: яка позиція, на якій партії, скільки стояла робота. Так стане видно, з яких позицій починати облік.